Community manager, média ou visiteur, de plus en plus d’Indiana Jones modernes sont bien décidés à laisser une trace sur les réseaux sociaux en « direct live ». Un événement se couvre-t-il à l’aventure ? Pas si sûr que ça.

Être sur les réseaux sociaux pendant un événement nécessite quelques bons réflexes, que vous travailliez à la communication ou que vous soyez un simple spectateur. Peur de vous jeter à l’eau ? Nous allons vous montrer comment, avec un brin de préparation et armés de nos smartphones, nous avons pris la route du TEDx Rennes 2015 ce samedi 6 juin.

Bien préparer son équipement

La toute première question à se poser : êtes-vous l’organisateur de l’événement, ou un professionnel/spectateur ? Pour TEDx Rennes, après un rapide brainstorming au sein de l’équipe, nous avons immédiatement constaté que nous appartenions à la catégorie numéro deux.
Si vous faîtes partie de la catégorie numéro un, la première étape stratégique est la définition du « hashtag officiel ». Dans ce terme un peu pompeux, pas de démarches officielles ou de dépôt de marque, rassurez-vous. Il s’agit d’un mot clé sélectionné par l’organisation, et qui lui permet de faire une veille active pendant l’événement, en surveillant ce qui se dit. Rien de mieux pour pouvoir répondre aux interrogations et réflexions des visiteurs !
TEDx Rennes nous avait visiblement bien préparé le terrain. Notre cri de ralliement : #TEDxRennes2015. Nous retenions ce mot clé, déclinable sur Twitter comme sur Instagram. Parfait.
Question numéro deux : il y aura qui ? À n’en pas douter, sous ce « mot dièse » se regroupera une petite poignée d’acteurs différents. Un rapide coup d’œil sur @TedxRennes pour essayer de débusquer une liste d’intervenants, ateliers et partenaires média, en vain. Nous mettons la main à la pâte et repérons les comptes disponibles sur le site, puis en recherchant un peu, nous réunissons tout le monde. Une liste Twitter plus tard, nous voilà parés à surveiller

Être efficace sur le terrain

Mot dièse retenu, listes Twitter dans la poche, le nécessaire de survie est à disposition. Une fois dans le feu de l’action, une nouvelle interrogation : qu’est-ce qu’il faut mettre sur Twitter et sur Instagram ?
Après un second sondage au sein de notre équipe, nous n’étions toujours pas organisateurs de la journée. Laissons donc les officiels de @TEDxRennes prendre la main en tweetant programme, temps fort des ateliers, tout en gardant l’œil sur ce qu’il se disait sur le hashtag « officiel » (et sur d’autres, plus « officieux »). Il est vrai qu’en tant que participant, ce n’était pas notre rôle de faire dans le purement informatif. Surtout quand trop tweeter a tendance à faire fuir les abonnés (en particulier ceux non présents) — même si l’on pardonne plus facilement à un événement d’inonder le fil d’actualité le jour de sa tenue (dans la limite du raisonnable, entendons-nous).

Nous choisissons de ne publier que quelques tweets via notre compte, avec des photos soigneusement sélectionnées des ateliers, et des robots à baskets. Histoire de ne pas avoir les yeux rivés sur nos écrans, et de pouvoir profiter des ateliers : bac à sable interactif de Synergiz, robot de chez Haapie ou Mobizel, origami Sensascentionnel, de quoi en prendre plein les mirettes.
Côté conférences, les contenus sont variés — allant de l’entreprise libérée d’Alexandre Gerard à la sexualité (avec Christel Le Coq ou encore Marick Fèvre), en passant par les abeilles de Régis Lippinois ou encore les vieilles charrues vues par leur président Jean-Luc Martin. Les talks captent vite notre attention, et nous leur donnons toute notre attention, plutôt que de chasser la phrase parfaite à placer dans nos tweets. Même si, il faut l’avouer, nous surveillons toujours du coin de l’œil ce qui se dit sur les réseaux.

TEDx Rennes, et après ?

L’événement terminé, beaucoup de choses s’arrêtent. Pas les réseaux sociaux (et heureusement). L’équipe célèbre la réussite, mais les community managers ont toujours du travail sous le coude (et heureusement) : médias et participants ont encore des choses à écrire, et beaucoup sera dit dans les quelques jours qui suivront. Et au-delà : un événement construit sa renommée toute l’année — un compte Twitter animé deux mois par an risque bien de ne pas connaitre la popularité escomptée.
De notre côté, en rentrant au bureau, alors que sur Twitter et Facebook TEDxRennes relaie les remerciements et les articles sur la journée, nous prenons le temps de débroussailler nos notes, de faire le tri dans nos photos et de parcourir ce que dit le web, tout en nous rappelant ces fois où c’est nous qui sommes à la barre du community management d’événement. Des expériences passionnantes grâce auxquelles, aujourd’hui, nous sommes aussi capables d’apprendre à d’autres à tenir la barre !
Prêts pour l’aventure ?